動態管理システムとは？ビジネスにおける効果的な活用法と導入メリット

ビジネスにおけるリソース管理とプロセスの最適化は、企業の競争力を高めるための重要な要素です。

これらを達成するための手段として注目されているのが動態管理システムになります。このシステムは、多くの機能により、企業運営をより効率的かつ効果的に実行することが可能です。

しかし、その導入には慎重な計画と適切なシステム選定が必要となります。本記事では、動態管理システムの具体的な機能とそのビジネスにおけるメリット、そして導入にあたっての注意点について詳しく解説します。

動態管理システムとは

動態管理システムは、ビジネスプロセスの最適化とリソース管理の効率化を実現するために注目されています。

具体的には、業務で利用する社用車と社員であるドライバーのさまざまな情報をリアルタイムで管理するシステムです。

このシステムを導入することにより、企業運営をより効率的かつ効果的に実行できます。しかしながら、システム導入にはプライバシーや評価に対する懸念も存在するため、慎重な計画と適切なシステム選定が必要です。

動態管理システムの重要性について

ビジネスプロセスの最適化とリソース管理の効率化を実現することは、企業の競争力を高めるために欠かせない重要な要素となります。

この競争力向上を実現できる動態管理システムの特徴と機能、導入すべき理由についてみていきます。

動態管理システムの主な機能と特徴

動態管理システムの特徴としては、社用車の現在位置をリアルタイムで把握し、走行距離の調査や走行ルートの作成などの管理ができるシステムです。

GPSと管理システムの連携により、社用車ごとの走行距離の計測ができます。

また把握できるデータは、走行距離だけでなく、ドライバーの稼働時間など多岐にわたり、業務効率の向上や労働状況の改善にも利用可能です。運搬業や営業、建築業など、業種を問わず効果的に活用されています。

動態管理システムがどのように機能するか

このシステム導入により効果が得られる業種は、運搬業、営業、建築業など多く、業務効率の向上に利用されています。

すでに自社システムを導入している企業であっても、動態管理システム機能を追加できるAPIなどを提供しているサービスもあるため、上手く活用し、さらなる管理業務の効率化を図ることも可能でしょう。

走行ルートの作成、ドライバーの稼働時間の把握は、業務効率の向上や労働状況の改善に役立ちます。

なぜ企業が動態管理システムを導入すべきなのか

動態管理システムは、位置情報から最短ルートや安全ルートの提示、ナビゲーションによるサポートも可能なため、業務内容の改善に有効です。

また管理作業が自動化されるため、業務の効率的な管理も実現できます。これにより管理作業の効率化に加えて、コスト削減への期待も可能です。

さらに走行内容が可視化されることで、ドライバーに対しての評価がより透明化されます。これらのアプローチが容易になることが、企業に動態管理システムが導入されるきっかけとなっています。

動態管理システムを導入するメリット

動態管理システムは、企業運営や運用面などで、業務効率の向上、労働負担を削減など導入すると享受できるメリットがさまざまあります。

効率的なリソース管理

動態管理システムを導入することで、従業員の現在位置を確認できるため、的確な指示を行えます。ナビゲーションや最短ルートの提示など、業務内容の改善や事故防止に繋げられ、効率的なリソース管理が可能です。

さらに、車両の位置や稼働状況をリアルタイムで把握できる動態管理システムは、無駄な運転時間や燃料費を削減でき、業務効率の向上と管理作業の自動化による運用コストの削減も実現します。

ビジネスプロセスの最適化

動態管理システムを通じて、ナビゲーションや管理作業の自動化が可能です。このように自動化することにより、効率の良い管理作業、スムーズなドライバーへの指示、コストカットを目指せます。

また走行データの一元管理により、データ分析による適切なルート作成、運転情報の可視化による危険運転の予測や適格性の評価に有効です。

担当者が正確な稼働状況を把握できるため、改善点を早期に発見し、急な配送依頼への迅速対応などの業務効率を向上させることができます。

動態管理システムを導入するデメリットとビジネスへの影響

新しいシステムの導入には、事前に社内の調整が必要であり、目的などを共有しないまま導入すると混乱が生じる可能性があります。

動態管理システムの導入に際しては、メリットとデメリットのバランスをよく考慮し、社員の理解と協力を得るためにコミュニケーションなど適切な対応を取ることが重要です。

動態管理システムを導入する際の考慮点

・目的を明確にする

なぜ動態管理システムを導入するのか、どのような具体的な目標を設定するのかなど、明確にしましょう。事故防止、業務の効率化、コスト削減など、目的と目標を具体的に設定することをおすすめします。

・データの活用方法の明示

動態管理システムから得られるデータをどのように活用するかを社員と共有しましょう。運行データや運転状況の分析、社用車の運用方法の改善点把握など、導入効果についての社員とのコミュニケーションを大切にし、目的を達成するために効果的に活用することの理解を深める努力が欠かせません。

導入することによる混乱や戸惑い

動態管理システムの導入する際には、運用方法やプライバシーについて、一時的な混乱や戸惑いが生じることがあります。新しいシステムに適応するための時間とサポートが必要です。

適切なトレーニングとコミュニケーションを通じたサポートによって、スムーズな導入に繋げられるよう注意を払いましょう。

社員への理解と協力を得るためにコミュニケーションが必要

社員に対して、動態管理システムの導入理由やメリットを説明し、理解と協力を得ることが重要です。コミュニケーションが取れる場を設けて、さまざまな不安や戸惑いを解消しましょう。

特に、プライバシーとセキュリティに注意が欠かせません。社内のミーティングやメールで情報を共有し、適切なアプローチで質問や不安を解消してください。

また社員からのフィードバックを受け入れ、システム改善に活かすことも必要です。

これらを考慮しながら、動態管理システムの導入を進めていくことにより、組織全体の業務効率の向上や安全性の向上につながることでしょう。

動態管理システムの選定ポイント

社内の課題を洗いだし、改善できる機能を備えた動態管理システムを選びましょう。具体的には、コスト削減を目的とするなら燃費管理やルート最適化、安全性向上を目指すなら運行監視や運転行動の記録できる機能がなければ目的を果たせません。

動態管理システムを企業全体で活用し、より効果的に用いるため、社員が管理しやすいタイプもおすすめです。利便性、快適性、コストパフォーマンス、活用できる機能の有無などを考慮してシステムを選定しましょう。

利便性と快適性

・GPS機能

社用車の現在位置をリアルタイムで把握し、走行距離の計測や走行ルートの作成などの管理業務に役立ちます。

・走行ルート記録機能

社用車の走行データを一元管理し、業務効率化の分析や運行ルート作成に活用できます。

・運転日報の自動作成機能

ドライバーの位置情報や走行ルートが記録されているため、正確な日報作成が可能です。

・運転情報のチェック機能

運転速度やブレーキなど運転操作の情報を可視化でき、安全運転講習や危険運転防止に役立ちます。

コストパフォーマンス

動態管理システムは、効率的な社用車の運用管理による社用車の管理コスト、運行ルートの最適化によって燃費削減など、社用車のコスト削減にも貢献できるツールです。

またリアルタイムの運行状況を把握できるため、無駄な車両の稼働や待機車両の抑制につながり、適切な稼働台数にて運用することができます。

活用できる機能

動態管理システムのさまざまな機能は、車両の現在位置、走行距離、ドライブ内容の可視化を可能にしています。そのため、ドライバーの安全運転、効率的な運行などの評価を企業側が適正にしやすくなります。

企業側の適正な評価により、ドライバーのモチベーション向上につながり、結果として業務の効率化に繋げられるというわけです。

低コストでリアルタイムの動態管理を実現！動態管理システム 「モバロケ」

 月額700円～手軽に始めるトラックGPS管理システム

動態管理システム「モバロケ」は社用車の位置情報をリアルタイムで取得することに特化したシステムです。

リアルタイム動態管理

モバロケでは最短10秒、または100m間隔で位置情報を取得できるため、よりリアルタイムな情報を把握することができます。

また車両の動き以外にも車両アイコンを任意のカラーを設定することで業務状況もひと目で管理することができます。

問い合わせ対応時やイレギュラーな配車などの際に有効活用いただくことができます。

高精度な動態履歴

速度、エンジンのON/OFF 、状態、住所を過去3 か月まで参照することができます。 一度に参照できるのは24 時間。

また、アイコンは最短10 秒間隔で表示させることができるため、車両の動きをより正確に見ることができます。

輸配送業務の効率化、営業ルートの改善の参考情報として、業務時間外の利用状況把握による私的利用の抑制など活用方法は様々です。

関係先への位置情報共有

モバロケでは社内、社外の関係先へLINEのトーク画面上で位置情報を共有することができます。

関係先へ位置情報を開示することで車両の動きに関わる問い合わせの削減につなげることが可能です。

業務で利用する車両の位置情報に関して課題がある方はぜひモバロケの製品ページをご覧ください。製品ページはこちら

まとめ：動態管理システムのビジネスシーンでの役割

動態管理システムは、効率的な運用管理や安全性向上など、さまざまな業務に寄与します。

位置情報をリアルタイムに把握できることにより配送・集荷指示の効率化、営業日報や運行日報の自動化によりドライバーの負担軽減、運転データを活用した安全運転指導により事故低減など、改善が難しかった課題克服に役立てることが可能です。

動態管理システムの導入による企業目標や導入目的など社員との適切な情報共有、社員からのフィードバックへの対応、システム運用のサポートなど、コミュニケーションを通じて、ビジネスプロセスをスムーズに改善しましょう。